CLAVES PARA DELEGAR TAREAS DE FORMA EFECTIVA

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“La confianza es la forma más elevada de la motivación humana” Stephen R. COVEY

Todo el mundo sabe lo difícil que puede resultar delegar tareas y funciones en otras personas. Frecuentemente pensamos que nadie puede ejecutar las tareas mejor que nosotros o nos resistimos a ceder una parte del control, pero todos tenemos las mismas horas al día, por tanto, para poder realizar más tareas de las que seríamos capaces de realizar por nosotros mismos o para que una empresa o grupo de personas acometa tareas adicionales, resulta imprescindible saber delegar de forma efectiva.

La clave para que la delegación sea efectiva reside en transferir la responsabilidad a personas aptas, formadas y motivadas de modo que podamos dedicar nuestro tiempo y energías a otras actividades más importantes. Un administrador puede intervenir una hora de esfuerzo y obtendrá una unidad de trabajo, pero mediante una delegación efectiva, con una hora será capaz de producir diez.

Existen básicamente dos tipos de Delegaciones:

Delegación en “recaderos”: “haga esto, de esta forma, luego avíseme, llame al cliente, recoja el justificante, vaya al banco, etc” se centra en el método que debe seguirse para cumplir las acciones. Esta forma de delegación implica un desgaste elevado y mantiene la responsabilidad de los resultados obtenidos en quien delega.

Delegación en “encargados”: Se centra en los resultados y no en los métodos; permite a las personas elegir su método y les hace responsables de los resultados.

Esta distinción diferencia la forma de delegar, no la naturaleza de la persona sobre la que se delega. Atendiendo a esta distinción, la forma de delegación más efectiva es la delegación en encargados.

Cualquier actividad puede delegarse a nivel de “encargado”; la clave consiste en el modo de compartir con la persona una compresión clara a través de un compromiso mutuo concretando las expectativas del encargo en cinco áreas:

  1. Fijar claramente el objetivo y no la forma de obtenerlo. Que la persona lo describa en un enunciado concreto.
  2. Dar directrices, no instrucciones. Identifique las rutas que llevan al fracaso; cuáles son los errores más comunes que puede cometer en encargado. Permita que éstos aprendan de sus errores y de los errores de otros. Decir lo que no hay que hacer sin decir lo que hay que hacer.
  3. Identificar los Recursos de los que dispone: recursos humanos, técnicos, económicos y organizativos así como sus condiciones o instrucciones para su uso.
  4. Rendición de cuentas: establecer claramente las normas que serán la base para evaluar los resultados y en qué momento exacto se producirá la supervisión o evaluación.
  5. Especificar las consecuencias sobre los resultados obtenidos: Especificar claramente lo que sucederá, positivo o negativo, como resultado de la evaluación. Concretar incentivos, premios, etc.

A menor grado de formación o madurez del encargado, mayor deberá ser la supervisión o rendición de cuentas pero también conceder consecuencias más inmediatas para motivar a la persona y ayudar a su crecimiento. Para potenciar a los encargados no escatimar el poder de un elogio merecido. 

Una regla eficaz para supervisar consiste en la regla del 10%, que consiste en dedicar un tiempo para supervisar equivalente a una décima parte del tiempo invertido en la tarea por el encargado de realizarla.

La delegación de “encargado” no es fácil al principio, requiere esfuerzo, paciencia y dedicación por nuestra parte, pero la recompensa será establecer una relación positiva con las personas de nuestro equipo, ayudar a sacar a la luz lo mejor de las personas y elevar el nivel de confianza entre ambos. De esta forma se cambia la naturaleza de la relación, en la que el encargado se convierte en su propio “jefe” y pasa a estar dirigido por su propia conciencia y compromiso con los resultados liberando su energía creadora.

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